Missverständnisse vermeiden: 5 Tipps für klare schriftliche Kommunikation im Business
«Aber Schatz! So habe ich das doch gar nicht gemeint!»
«Du hast es aber so gesagt!»
«Wenn du mir richtig zuhören würdest, dann wüsstest du, dass das nicht stimmt!»
«Warum sagst du nicht einfach klar das, was du meinst?»
«Tue ich doch!»
Klingt wie der Streit eines Ehepaars in irgendeiner romantischen Komödie auf Netflix.
Aber vielleicht kennst Du diesen Dialog – so oder so ähnlich – auch aus Deinem eigenen Leben? Denn überall da, wo kommuniziert wird, kommen auch Missverständnisse vor.
Und wie Watzlawick (1969) richtig sagt: «Man kann nicht nicht kommunizieren».
Das Potenzial für Missverständnisse ist also ständig und überall vorhanden.
Dass jede Nachricht ein ganzes Paket mit vielen Botschaften ist, macht den Vorgang der zwischenmenschlichen Kommunikation so kompliziert und störanfällig, aber auch so aufregend und spannend.
Friedemann Schulz von Thun
Im geschäftlichen Umfeld ist schriftliche Kommunikation ein zentrales Element. Von E-Mails über Berichte bis hin zu Präsentationen – präzise und klare Mitteilungen sind entscheidend für den Erfolg. Doch oft führen unklare Formulierungen zu Missverständnissen und Verzögerungen.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du durch klare schriftliche Kommunikation Missverständnisse vermeiden und deine Botschaften zielgerichtet übermitteln kannst.
Wie beim Geheimdienst: Nachrichten wollen richtig kodieren sein
Wenn Du mit jemandem redest, dann hört er nicht das, was Du sagst, sondern das, was er von Deiner Nachricht versteht.
Jeder Mensch hat einen anderen Hintergrund, lebt in seiner eigenen Welt und durchläuft sein Leben mit seinem eigenen Wörterbuch.
Als Sender einer Nachricht kodierst Du erst das, was Du sagen möchtest. Dabei können in Deine Nachricht Botschaften einfliessen, die Du absichtlich und explizit hineinwebst, aber auch solche, die implizit oder unabsichtlich mit hineingerutscht sind.
Dein Gesprächspartner empfängt Deine Nachricht und muss sie dann dekodieren. Und das tut er mit allen Interpretationshilfen, die sein aktueller Wissensstand, sein Hintergrund und sein Wörterbuch ihm zur Verfügung stellen.
Verstehen Deine Kundinnen genau das, was Du ihnen sagen möchtest?
In der Business-Kommunikation ist das nicht anders.
Du kannst Deinem Kunden natürlich ganz klar sagen: «Hey, Du bist mein Wunschkunde! Ich hab ein Angebot, das all Deine Probleme löst und Deine Wünsche erfüllt. Kauf es!»
Direkter kannst Du kaum sein. Aber würde irgendeine Deiner Kundinnen darauf anspringen?
Wenn mich jemand so plump anmacht, würde ich davonspringen wie ein aufgescheuchtes Reh.
Du musst dir also immer genau überlegen:
- Wer ist dein Zielpublikum?
- Was ist der Hintergrund deines Wunschkunden? Mit welchem Wörterbuch läuft er durch seine Welt?
- Was versteht sie, wenn ich mit ihr spreche? Wie interpretiert sie meine Nachricht?
- Welche Motive hat er, mein Angebot zu wollen/brauchen und wie kann ich diese ansprechen?
In Deiner Business-Kommunikation gibt es dabei 2 verschiedene Aspekte: die mündliche Kommunikation bei direkten Kundengesprächen und die schriftliche Kommunikation (in E-Mails, Webseitentexten, Social Media-Posts usw.).
Beide Arten der Kommunikation haben ihre eigenen Herausforderungen und erfordern unterschiedliche Ansätze.
Bei persönlichen Gesprächen helfen Dir Körpersprache und Tonfall, Deine Botschaft rüberzubringen und die Reaktion Deines Gesprächspartners zu analysieren und Missverständnisse zu vermeiden.
In der schriftlichen Kommunikation hast du diese Krücken nicht. Hier musst du dich auf die Klarheit Deiner Worte und die Struktur Deines Textes verlassen.
Besonders in der schriftlichen Kommunikation ist es also entscheidend, dass Deine Botschaften klar und unmissverständlich sind.
Im nächsten Abschnitt gebe ich dir 5 Tipps, wie du deine schriftliche Kommunikation so gestalten kannst, dass deine Wunschkundschaft genau das versteht, was du ihr sagen möchtest.
5 Tipps für Business Kommunikation ohne Missverständnisse
Missverständnisse kannst Du natürlich niemals komplett ausschliessen, denn Du kannst nicht in den Kopf Deines Kunden springen und Deine Botschaft 1:1 dort ablegen.
Du kannst aber verschiedene Strategien anwenden, um sie so gut es geht zu vermeiden.
1) Kenne dein Publikum
Bevor du mit deiner Kommunikation beginnst, solltest du genau wissen, wer dein Zielpublikum ist.
Du kannst dir klassische Personas erstellen, die Informationen über demografische Daten, Interessen, Probleme und Bedürfnisse deiner Kunden enthalten.
Was dabei am wichtigsten ist, sind die Kaufmotive deiner Kunden: Was ist ihr Hintergrund, warum benötigen sie Dein Angebot, wie kommunizieren sie und welche Persönlichkeitsmerkmale haben sie, die Du auf konkrete Art ansprechen kannst?
Beispiel: Du hast ein Gartenbau-Geschäft und verkaufst Hochbeete. Finde erst heraus, weshalb Deine Kundin ein Hochbeet braucht. Ist sie ein Foody, die gutes Essen liebt und unbedingt ihr eigenes Gemüse anbauen möchte? Ist sie eine introvertierte Naturliebhaberin, die sich die eigene kleine Oase auf ihrem Balkon schaffen will, um dort zu entspannen? Diese beiden Zielgruppen sprichst Du auf ganz unterschiedliche Weise an.
2) Rede Klartext
Nutze eine klare Kommunikation mit einfachen und kurzen Sätzen.
Vermeide Fachjargon und komplizierte Begriffe. Schreib so, dass auch jemand ohne Vorkenntnisse Deine Nachricht verstehen kann. Stell dir vor, ein Achtjähriger muss verstehen, was Du sagst.
Beispiel: Statt «Unsere Software optimiert die betriebliche Effizienz durch proaktive Analysen und dynamische Anpassungen» könntest Du schreiben: «Unsere Software hilft Dir, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, indem sie automatisch Daten analysiert und Vorschläge macht.»
3) Vage ist schade – konkret ist König
Versetze Dich in die Lage Deiner Kundin und überleg, wie sie Deine Nachricht interpretieren könnten.
Denk dran: Jede Person hat eine andere Sichtweise.
Also formulier deine Botschaft so konkret, dass sie keinen Raum für falsche Deutungen lässt.
Am besten nutzt Du dazu viele anschauliche Beispiele und Bilder, bei denen sich ein ganz bestimmter Film im Kopf deines Kunden abspielt. Du kannst auch mögliche Einwände und Fragen sofort im Text behandeln. Denn in der schriftlichen Kommunikation hast Du keine Gelegenheit für direkte Rückfragen.
Beispiel: Statt «Mit unserem Service bringen Sie Ihr Business auf’s nächste Level» könntest Du schreiben: «Mit unserem Businesscoaching für mutige Startup-Gründer schaffen Sie die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, in Null-Komma-Nichts.»
4) Achte auf Struktur und Lesbarkeit
Strukturiere Deine Texte klar und übersichtlich.
Dazu kannst Du Headlines, Subheadlines, Listen, Zitate, Fragen usw. nutzen.
Dann wer liest schon gerne lange Blocktexte? Eine klare Struktur hilft Deinen Leserinnen, den Inhalt schnell zu erfassen, Deine Botschaften besser zu verstehen und beim Lesen nicht einzuschlafen.
Beispiel: Wie wär’s mit meinen Texten als Beispiel? Wenn Du bis hierher gelesen hast, ist die Struktur wohl nicht so schlecht.
5) Fordere Feedback ein und hör aktiv zu
Auch in der schriftlichen Kommunikation kannst Du nach Feedback von Deinen Kunden fragen.
In Deinen E-Mails kannst Du sie klar dazu auffordern, Dir zu schreiben, wenn etwas nicht klar ist.
Oder geh aktiv auf sie zu bei Kundengesprächen und frag nach, ob es Punkte in Deiner Mail oder auf Deiner Website gibt, die nicht klar für sie sind.
Durch aktives Zuhören und gezieltes Nachfragen kannst Du Missverständnisse frühzeitig erkennen, klären und zukünftig vermeiden.
Beispiel: Am Ende deiner E-Mails kannst Du einen Satz hinzufügen, wie: «Sie haben noch Fragen? Oder etwas war nicht klar für Sie? Dann schreiben Sie uns. Wir beantworten gerne Ihre Fragen und freuen uns auf Ihr Feedback.»
Fazit: So gelingt Dir klare schriftliche Kommunikation im Business
Eine effektive schriftliche Kommunikation erfordert Klarheit, Empathie und ein tiefes Verständnis Deiner Zielgruppe.
Mit den Tipps in diesem Artikel gebe ich Dir keine Garantie, dass es nie zu Missverständnissen mit Deinen Kundinnen kommen wird.
Aber diese Strategien werden Dir ganz bestimmt dabei helfen, die Missverständnisse in Deiner täglichen Kommunikation zu reduzieren.
Jetzt musst Du nur noch eins tun: Die Tipps umsetzen.
Denn nur wer handelt, kann die Welt verändern.